Asignar la propiedad de ciertos procesos de negocio a empleados clave puede facilitar la mejora de procesos sin crear fricciones entre departamentos. Estos empleados clave son llamados propietarios de procesos de negocio.
La Importancia de los Propietarios de Procesos de Negocio
Uno de los aspectos más desafiantes de administrar una empresa es asignar roles y responsabilidades en torno a los procesos de negocio. Esto es desafiante porque los procesos a menudo abarcan múltiples departamentos.
Cuando un proceso abarca varios departamentos, esto a menudo significa que los departamentos individuales solo entienden una pequeña parte del proceso. Sin conocimiento de cómo un proceso encaja en el panorama general, puede ser difícil identificar oportunidades de mejora. También es difícil sugerir mejoras en el proceso cuando se requiere la aprobación de varios departamentos.
Un propietario de proceso es responsable de gestionar un proceso de principio a fin. Su responsabilidad incluye la implementación, mantenimiento y mejora de este proceso.
Los propietarios de procesos son más efectivos cuando entienden cómo su proceso interactúa con los procesos aguas arriba y aguas abajo.
Si su empresa está a punto de comenzar una iniciativa de mejora de procesos o una implementación de ERP, es importante comprender los roles y responsabilidades de un propietario de proceso.
5 Roles de un Propietario de Proceso de Negocio
1. Ser Guiado por Datos
Para ayudar a que tus propietarios de procesos sean más guiados por datos, recomendamos implementar tecnología con una sólida funcionalidad de inteligencia de negocio. Esto es importante porque los propietarios de procesos no tienen tiempo para recopilar manualmente los datos de rendimiento del proceso.
Muchas soluciones modernas de ERP tienen inteligencia de negocio impulsada por inteligencia artificial, lo que permite análisis predictivos. Esto puede advertir sobre fallos tempranos o un rendimiento en declive. Permite a los propietarios de procesos identificar rápidamente cuellos de botella y oportunidades de mejora.
Una vez que tus propietarios de procesos tengan acceso a las perspectivas de datos, puedes responsabilizarlos por sugerir mejoras en los procesos, determinar indicadores clave de rendimiento y medir los beneficios empresariales.
2. Crear y Mantener Documentación
El ‘factor autobús’ es una métrica de riesgo que mide el impacto en un negocio si una persona esencial desaparece. En otras palabras, ¿qué pasa si son atropellados por un autobús?
Si un propietario de proceso desaparece, ¿puede la empresa seguir funcionando? Aunque un proceso todavía pueda ejecutarse, no habrá nadie para monitorear el rendimiento o resolver problemas.
La documentación del proceso puede mitigar el factor autobús. Una documentación efectiva permite que cualquier persona gestione y solucione problemas en un proceso sin pedir orientación al propietario del proceso.
Cuando trabajamos con clientes, nos aseguramos de que los propietarios de procesos tengan la tarea de desarrollar una documentación clara y sencilla. Además, nos aseguramos de que esta documentación se actualice a medida que los procesos evolucionen.
3. Entender el Cuadro Completo
Los propietarios de procesos necesitan entender cómo sus procesos se ajustan al esquema general del negocio. Esto es especialmente importante cuando se trata de mejora de procesos, ya que proporciona al propietario del proceso una visión de qué resultados se utilizan comúnmente aguas abajo. Rediseñar un proceso alrededor de un resultado poco utilizado no es un buen uso del tiempo.
Los propietarios de procesos siempre deben preguntarse:
- ¿Qué procesos alimentan mi proceso?
- ¿Qué procesos aguas abajo dependen de mi proceso?
- ¿Qué importancia estratégica tiene mi proceso?
- ¿A qué parte del negocio contribuye mi proceso?
Ningún proceso individual opera en un silo. De hecho, los cambios en los procesos a menudo alteran los sistemas y procesos aguas abajo. Cuando los propietarios de procesos entienden esto, pueden ayudar a la empresa a desarrollar un plan de gestión de cambios que asegure una transición fluida para los empleados afectados.
4. Proporcionar Visibilidad
Los propietarios de procesos deben trabajar con otros interesados para desarrollar un mapa de procesos que muestre cómo los procesos se alimentan entre sí y qué entradas o salidas están involucradas. Esto proporciona visibilidad sobre cómo operan los procesos, qué grupos se ven afectados y quién debe ser alertado de los problemas.
Los mapas de procesos son útiles en muchos escenarios. Por ejemplo, si un empleado ve un fallo en un proceso y comprende los procesos aguas abajo que se ven afectados, pueden advertir al propietario del proceso a cargo de esos sistemas. Esto le da tiempo al propietario del proceso para solucionar el problema, buscar una solución alternativa o retrasar los plazos.
Los mapas de procesos también son útiles cuando una empresa está recopilando requisitos para ERP. Las sesiones de recopilación de requisitos son esenciales para una selección exitosa de ERP.
5. Empoderar a los Usuarios Finales
Un excelente ejemplo de esta mentalidad se ilustra en la frase japonesa, Kaizen, que significa mejora continua. Toyota es una empresa que adopta los principios de Kaizen. Esto significa que los empleados en todos los niveles de la empresa pueden realizar mejoras en los procesos.
Aunque estas mejoras pueden ser solo pequeños cambios en el taller que ahorran segundos, muchas pequeñas modificaciones combinadas pueden tener un impacto notable.
Empoderar a los empleados para realizar pequeños cambios puede resultar en beneficios empresariales significativos. Después de todo, los usuarios finales son los más cercanos al trabajo que realizan. Ninguna cantidad de experiencia gerencial puede reemplazar el conocimiento que la experiencia diaria crea.
Encontrar Propietarios de Procesos de Negocio Efectivos
Ya sea que su empresa esté implementando un nuevo sistema ERP o se enfoque en la reingeniería de procesos de negocio independientemente de la tecnología, los propietarios de procesos son esenciales.
Los consultores de ERP de Panorama pueden ayudarlo a identificar propietarios de procesos efectivos y proporcionarles las herramientas y la experiencia para mejorar sus procesos y ventaja competitiva. Solicite una consulta gratuita a continuación para obtener más información.
